Réunion en trois temps

Cette réunion se déroule tous les lundi matins et dure une trentaine de minutes. Elle s’articule autour de trois moments : la lecture des indicateurs (5 min), le point sur les projets en cours (15 min), et la résolution de problème (5 / 10 minutes).

Lecture des indicateurs : transparence et synchronisation

Nous avons listés une trentaine d’indicateurs différents qui permettent d’avoir une vision simplifiée de l’activité : chiffre d’affaire, performance du serveur, taux de satisfaction client, trésorerie… tous les domaines sont ainsi mesurés et remontés à l’ensemble de l’équipe.

Pour François, “les indicateurs permettent de bien se rendre compte de là où nous en sommes, d’avoir de la transparence entre nous”. “Le suivi des indicateurs nous permet de nous aligner”, explique Eric. Si un domaine de l’activité pose problème, cela se voit, et le jour où on doit travailler dessus, tout le monde sait pourquoi on investit de l’énergie sur le sujet.

Point d’étape sur les projets en cours (15 min)

Nous faisons ensuite un point sur les projets en cours, en nous concentrant uniquement sur ce qui a été fait la semaine précédente (volontairement nous évitons de parler de “ce qu’il reste à faire”, car cela génère souvent des redites d’une semaine sur l’autre).

Cette transparence sur les projets permet là aussi de s’aligner, de savoir où en sont les autres, de constater que “ça avance”, c’est une partie plutôt motivante. Julien souligne que “la boîte aussi fait partie des projets : l’holacratie, la holding, les règles de fonctionnements dans les bureaux”. 

Résolution de problèmes (5 / 10 minutes)

Les dernières minutes de la réunion sont consacrées aux résolutions de problème. Il s’agit souvent de petits soucis anodins, mais il arrive que des problèmes plus importants émergent. “Cette étape permet d’initier d’autres conversations, explique Julien. Un jour on a eu une discussion sur la roadmap car on avait un doute. Ou sur le pacte d’associés, sur les statuts de la holding. Ça permet de désamorcer des petites choses”.

Verdict : efficace et indispensable pour la transparence

Au final, après 9 mois de test, ce format est jugé comme très efficace. 30 minutes, cela peut sembler anodin, mais ce sont 30 minutes qui sont essentielles à la bonne compréhension de l’ensemble de l’activité par l’ensemble des salariés. Il s’agit en effet du seul moment où nous nous retrouvons tous ensemble de manière récurrente (les autres réunions collectives ayant lieu à des fréquence plus éloignées).

“Fini les monologues, résume ainsi François, désormais on est très efficace, on évoque tous les projets, on a les indicateurs, et tout ça en 30 minutes.”